POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DOMIFASTAPP S.A.S.

República de Colombia

Última actualización: 19 de septiembre de 2026

Versión de los documentos legales: 2026-09-19-1

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Responsable del Tratamiento: DOMIFASTAPP S.A.S. (“DomiFast”).

Domicilio: Tuluá, Valle del Cauca, Colombia.

NIT: no se incluye porque la sociedad aún no ha sido inscrita en el registro mercantil y no se le ha asignado NIT. No se informa matrícula mercantil porque no existe.

Correo electrónico de contacto: soporte@domifastapp.com

Canal de atención de datos personales: soporte@domifastapp.com y domifastapp2026@gmail.com

Área responsable de la atención de consultas y reclamos: Área de Protección de Datos de DomiFast, a cargo del representante legal o de la persona que este designe. Sus datos de contacto son los correos indicados arriba.

Estado de constitución — decisión pendiente del titular. La sociedad no está registrada todavía. La expresión “S.A.S.” supone una sociedad constituida e inscrita; el titular debe decidir si mantiene esa denominación o usa una sin “S.A.S.” mientras el trámite no se complete. Esta decisión no la toma el redactor de este documento.

Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o compilen.

2. MARCO NORMATIVO Y AUTORIDAD DE CONTROL

Verificar con el abogado. Las citas anteriores corresponden al texto vigente de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015. Antes de publicar, debe confirmarse que no existan reformas posteriores que modifiquen estos artículos, y revisarse las circulares y guías vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio aplicables al tratamiento y a la transferencia internacional de datos.

3. ALCANCE

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales recolectados a través de:

Aplica a los siguientes titulares, según el rol con el que interactúen con la Plataforma:

TitularCómo se relaciona con la Plataforma
NegocioSe registra con su celular y crea una cuenta. Aporta datos del establecimiento.
Domiciliario (“domi”)Se registra en la aplicación móvil. Aporta documentos y comparte su ubicación mientras presta servicio.
Empresa operadora (franquiciado)Opera la Plataforma en un municipio o zona con su propia marca. Su personal usa los paneles.
Cliente finalNo crea cuenta y no instala nada. Escribe por WhatsApp al Negocio, da su dirección y su pedido, y puede enviar comprobantes de pago. También abre el enlace de seguimiento.

4. DEFINICIONES

5. PRINCIPIOS RECTORES

DomiFast aplica, de manera armónica e integral, los principios de legalidad, finalidad, libertad (autorización previa), veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

En particular, aplica el principio de acceso y circulación restringida: los datos personales no están disponibles en Internet ni en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido solo a los titulares o a terceros autorizados. Así ocurre, por ejemplo, con el enlace de seguimiento del pedido, que es una lista blanca de datos y no expone teléfonos, apellidos, direcciones ni documentos.

6. DATOS QUE TRATAMOS, DE QUIÉN, PARA QUÉ Y QUIÉN LOS TRATA

Esta sección describe el tratamiento real de la Plataforma a la fecha de este documento. Cada fila indica el dato, el titular, la finalidad y los encargados que pueden acceder a él.

6.1 Negocio

DatoFinalidadQuién lo trata
Número de celular (10 dígitos)Crear la cuenta, autenticarla por código SMS, contactar al Negocio por asuntos operativosGoogle Firebase Authentication y el proveedor de mensajería SMS
Nombre del dueño, nombre del negocio, correo electrónico, dirección, tipo de negocio, descripción, ubicación (latitud y longitud)Identificar el Negocio, ubicarlo para el reparto y mostrarlo en su vitrinaGoogle Firebase (Firestore)
Logo, fotos del local, fotos de productos, documento de la cartaPublicar la vitrina y la carta del NegocioGoogle Firebase (Storage). La carta y las fotos que se procesan para armar el catálogo se envían además a Google Gemini
Horarios de atenciónInformar al Cliente final si el Negocio está abierto y a qué hora cierraGoogle Firebase (Firestore)
Redes sociales y enlaces publicadosMostrarlos en la vitrina públicaGoogle Firebase (Firestore)
Colores de la vitrina (color primario y secundario que el Negocio elige)Dar identidad visual a su vitrina públicaGoogle Firebase (Firestore)
Precios y contenido de la carta (platos, ingredientes, presentaciones)Permitir que el asistente consulte la carta, cotice y arme pedidosGoogle Firebase (Firestore); el contenido se envía a DeepSeek y a Google Gemini para responder
Cuentas de transferencia configuradas (Nequi, Daviplata, Bancolombia, llave)Indicarle al Cliente final a qué cuenta transferirGoogle Firebase (Firestore)
Tokens de conexión de WhatsApp, secretos y credenciales de la líneaConectar y operar la línea de WhatsApp del NegocioGoogle Firebase (Firestore, con acceso restringido al servidor). El transporte de los mensajes es de Meta Platforms
Consumo y costo de inteligencia artificial, cupos y compras de Pedidos IAControlar el gasto del servicio, administrar los cupos y facturarGoogle Firebase (Firestore)
Hallazgo de seguridad — datos del Negocio con lectura pública. Debe corregirse o aceptarse con el abogado. Hoy el documento del Negocio en la base de datos es de lectura pública: puede leerse sin haber iniciado sesión, y ese documento incluye el correo electrónico del dueño, su nombre, el teléfono, la dirección y la ubicación del establecimiento. La lectura pública se mantiene porque la aplicación publicada la necesita, y está reconocida como una brecha conocida en las pruebas de seguridad del proyecto. DomiFast debe decidir entre mover el correo y el nombre del dueño a un documento de acceso restringido (lo recomendable, porque no se necesitan para mostrar la vitrina) o documentar y aceptar esa publicidad. Mientras no se corrija, así se comporta el sistema y por eso se informa aquí.

6.2 Domiciliario

DatoFinalidadQuién lo trata
Número de celularCrear la cuenta, autenticarla por código SMS, contactar al DomiciliarioGoogle Firebase Authentication y el proveedor de mensajería SMS
Nombre completo, correo electrónico, dirección de residenciaIdentificarlo, verificar su identidad y contactarloGoogle Firebase (Firestore)
Foto de perfilIdentificarlo en el mapa y en la operaciónGoogle Firebase (Storage)
Fotografías de documentos: documento de identidad, licencia de conducción, documento del vehículo (por ejemplo SOAT) y certificado de antecedentesVerificar la identidad, la habilitación para conducir y la documentación del vehículo, como medida razonable de confianza y seguridad para los demás usuariosGoogle Firebase (Storage). La revisión la hace una persona autorizada de DomiFast o de la Empresa operadora
Tipo de vehículoAsignar servicios compatibles y mostrar el vehículo al Cliente final en el seguimientoGoogle Firebase (Firestore)
Ubicación GPS, en primer y segundo plano mientras el Domiciliario está conectado o en servicioAsignarle pedidos, mostrar el avance de la entrega al Negocio y al Cliente final, y permitir el seguimiento en el enlaceGoogle Firebase (Firestore) y Google Maps Platform para dibujar el mapa. La aplicación móvil envía posiciones con intervalos variables (del orden de 30 segundos; más frecuentes en servicio) y agrupa las escrituras para no grabar cada punto
Estado operativo (disponible, ocupado)Decidir a quién asignarle un pedidoGoogle Firebase (Firestore)
Monedero: saldo, movimientos, recargas, comisiones descontadas y bonosAdministrar el uso de la Plataforma, descontar la comisión por entrega y llevar el historial de la operaciónGoogle Firebase (Firestore). La recarga se hace por transferencia externa y su aprobación es manual, a cargo de una persona
Identificador de notificaciones pushEnviarle avisos operativos y de mensajesGoogle Firebase Cloud Messaging

6.3 Empresa operadora (franquiciado)

DatoFinalidadQuién lo trata
Nombre comercial, razón social o nombre legal, identificación tributaria (NIT) si la tiene, ciudad o municipio, datos de contacto y cuenta de recaudoIdentificar a la Empresa operadora, celebrar y ejecutar el acuerdo de operación y pagar o recaudar la regalíaGoogle Firebase (Firestore)
Marca: logo y coloresDar identidad comercial a la Empresa operadora en su landing y en el panel de sus Negocios. El documento con la marca es de lectura pública a propósito, para poder pintarla sin sesiónGoogle Firebase (Firestore y Storage)
Parámetros operativos: comisión por pedido, tramos de tarifa, montos mínimo y máximo de recarga, radio de búsqueda de domiciliariosOperar la asignación de pedidos, calcular el domicilio y administrar las recargas de su zonaGoogle Firebase (Firestore)
Datos de recaudo y de contacto del dueño de la Empresa (cuenta donde recibe la recarga, teléfono y usuario de administración), y el porcentaje de regalía acordadoRecaudar, liquidar la regalía e identificar al responsable de la EmpresaGoogle Firebase (Firestore, en un documento interno de acceso restringido que no es de lectura pública)
Datos del personal autorizado que usa el panelAutenticarlo y controlar el accesoGoogle Firebase Authentication y Firestore
Indicadores de operación: pedidos, recaudo, comisión y regalía causadaLiquidar la operación y emitir los reportes de la Empresa operadoraGoogle Firebase (Firestore)
Verificar con el abogado — datos de la Empresa operadora en un documento público. El documento de la Empresa operadora es de lectura pública en la base de datos, porque el navegador necesita leer la marca (nombre, logo y colores) sin haber iniciado sesión. Ese mismo documento incluye el nombre legal y la identificación tributaria (NIT) de la Empresa. Debe revisarse si esos dos campos deben permanecer ahí, moverse a la parte de acceso restringido, o si se aceptan como información pública del establecimiento. El dato de la cuenta de recaudo, el teléfono del dueño y el porcentaje de regalía sí viven en un documento separado de acceso restringido y no son públicos.

6.4 Cliente final (no tiene cuenta)

DatoFinalidadQuién lo trata
Número de teléfono de WhatsAppAtender la conversación, identificar al cliente, confirmar el pedido y avisarle del estadoMeta Platforms (transporte del mensaje), Google Firebase (sesión del asistente) y los proveedores de inteligencia artificial (contenido y contexto)
Teléfono de contacto para la entrega, cuando lo daQue el Domiciliario pueda ubicarloIgual que la fila anterior
Dirección de entrega, barrio, referencias y observaciones del pedidoEntregar el pedido y calcular el valor del domicilioIgual que la fila anterior, y Google Maps Platform (Geocoding y Places) para convertir la dirección en coordenadas
Contenido del pedido: platos, cantidades, precios, notasArmar, cotizar y despachar el pedidoGoogle Firebase, DeepSeek y Google Gemini
Nombre o seudónimo que use en la conversación y nombre para recoger en el localIdentificar el pedidoIgual que la fila anterior
Notas de vozEntender el pedido cuando el cliente prefiere hablarGoogle Gemini (transcripción). El audio viaja por Meta Platforms, que lo entrega; la transcripción se conserva como parte de la conversación. DomiFast no guarda una copia propia del archivo de audio del Cliente final
Imágenes: comprobantes de pago, fotos de la carta o de promociones, pantallazos o fotos de productosVerificar el pago y entender qué quiso pedir el clienteÚnicamente Google Gemini. Estas imágenes no se envían a DeepSeek. Se almacenan en Google Firebase Storage
Medio de pago elegido (efectivo contra entrega o transferencia) y monto del comprobanteDefinir si el pedido pasa a cocina y qué debe cobrar el DomiciliarioGoogle Firebase, DeepSeek (el medio de pago como parte del pedido) y Google Gemini (la lectura del comprobante)
Memoria del cliente: dirección, barrio y teléfono que usó en pedidos anteriores del mismo NegocioNo volver a pedirle los mismos datos y confirmarle la dirección anteriorGoogle Firebase (Firestore). El cliente puede corregirla en la conversación
Ubicación compartida por el cliente, si decide enviarlaFacilitar la entrega cuando no sabe la dirección exactaGoogle Firebase y Google Maps Platform

Lo que no guardamos del Cliente final: no creamos una cuenta a su nombre, no le pedimos correo electrónico, no guardamos datos de tarjetas ni contraseñas bancarias, y no le enviamos publicidad.

6.5 Usuarios registrados en general (chat interno y datos técnicos)

DatoFinalidadQuién lo trata
Mensajes del chat interno entre usuarios registrados (por ejemplo, Negocio y Domiciliario): texto, imágenes, notas de voz y ubicación compartidaCoordinar la entrega del pedidoGoogle Firebase (Firestore y Storage). Este chat es interno de la Plataforma: la conversación con el Cliente final ocurre en WhatsApp
Registros técnicos y de seguridad: dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, eventos de autenticación, límites de intentos y comprobaciones anti-abusoOperar la Plataforma, prevenir el fraude y el abuso, y proteger las cuentasGoogle Firebase (incluido App Check con reCAPTCHA), Google Cloud y Vercel (alojamiento y registros del servidor)

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y SU FORMA

DomiFast obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular, por medios que puedan ser objeto de consulta posterior, en los términos del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.

Formas de autorización previstas:

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento por los canales de la sección 13. La revocatoria procede cuando no exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

Estado actual de la autorización — pendiente de implementación. Hoy la aceptación de los documentos legales en la web no se está pidiendo: los formularios de registro e inicio de sesión de negocios no muestran una casilla de aceptación ni enlaces a este documento, y no se guarda en la base de datos ninguna constancia de qué versión aceptó cada usuario. En la aplicación móvil existe un aviso de aceptación al iniciar sesión y una casilla en el registro de negocios, pero la constancia se guarda solo en el teléfono y no queda registrada por usuario. En la conversación de WhatsApp todavía no se envía al Cliente final un aviso de tratamiento de datos ni el enlace a esta Política.

Mientras eso no se implemente, DomiFast no puede demostrar la autorización de todos sus titulares, que es justamente lo que exige el artículo 9 y el deber de conservar prueba del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. La implementación debe hacerse junto con la revisión jurídica (ver el anexo).

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Finalidades principales (necesarias para prestar el servicio):

Finalidades secundarias (el titular puede autorizarlas o no):

No se comercializan datos personales ni se usan para publicidad de terceros. El titular puede oponerse a las finalidades secundarias sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD

9.1 Datos sensibles

DomiFast no recolecta ni almacena datos biométricos (huellas dactilares, patrones faciales ni plantillas biométricas). Si el dispositivo ofrece desbloqueo por biometría, ese mecanismo opera a nivel del sistema operativo del teléfono y DomiFast no conserva esos datos.

Tampoco se solicitan datos de salud, de vida sexual, de origen racial o étnico, de orientación política ni de convicciones religiosas o filosóficas, ni la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos.

Verificar con el abogado — certificado de antecedentes. A los Domiciliarios se les solicita la fotografía del certificado de antecedentes. Debe revisarse con un abogado si ese dato se considera sensible o de tratamiento restringido, si su exigencia es proporcionada y necesaria para la finalidad de seguridad, y por cuánto tiempo puede conservarse. Mientras esa revisión no se haga, DomiFast lo trata como dato de acceso restringido y lo conserva solo con la finalidad de verificación de idoneidad.

9.2 Datos de menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y el registro está reservado a personas mayores de edad con capacidad legal conforme a la ley colombiana.

DomiFast no trata de forma consciente datos de niños, niñas y adolescentes (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). Ahora bien, en la conversación de WhatsApp de un Negocio puede ocurrir que un Cliente final mencione a un menor (por ejemplo, como destinatario o como parte de una nota del pedido). En ese caso:

Verificar con el abogado. Aunque la Plataforma no está dirigida a menores, la conversación de WhatsApp puede recibir datos de menores de manera incidental. Debe revisarse si se requiere una declaración expresa adicional y cómo tratar una solicitud de supresión cuando el titular sea un menor, recordando que el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito salvo los datos de naturaleza pública y las excepciones legales.

10. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y TRATAMIENTO AUTOMATIZADO

La atención automática de pedidos por WhatsApp funciona con proveedores de inteligencia artificial de terceros. Esta sección dice con precisión qué proveedor hace qué tarea, qué información recibe, qué no hace la inteligencia artificial, y qué puede hacer el titular al respecto.

10.1 Proveedores de inteligencia artificial que se usan hoy

Funciones verificadas en la operación actual de la Plataforma.
ProveedorTarea concretaQué recibe
DeepSeek
Proveedor de modelos de lenguaje establecido fuera de Colombia. Debe verificarse con el abogado su identificación societaria exacta y el país de establecimiento y de tratamiento.
Comprender y redactar la conversación de texto del asistente de pedidos por WhatsApp: interpretar lo que escribe el Cliente final, consultar la carta, armar el carrito, decidir qué dato falta preguntar y redactar la respuesta. El texto del mensaje, el historial reciente de la conversación, el nombre del Negocio, la carta (platos y precios), la dirección de entrega y el barrio, las observaciones, el nombre y el teléfono de contacto, y el medio de pago. No recibe imágenes ni audios.
Google
Modelos Gemini, a través de la API de Google AI.
Las tareas que no son de texto y el respaldo del anterior: transcribir notas de voz; leer imágenes (comprobantes de pago, fotos de la carta o de promociones, pantallazos) para interpretar la intención del cliente; leer y estructurar la carta que sube el Negocio para convertirla en catálogo con ítems y precios; extraer datos de una reserva; generar la voz de los avisos para el Domiciliario; y actuar como respaldo del asistente de texto si DeepSeek falla. Las imágenes, los audios, el texto de la carta, los datos de la reserva y, cuando actúa de respaldo, el mismo contexto de la conversación descrito arriba.

10.2 Finalidad del tratamiento automatizado

Los datos se envían a estos proveedores con una única finalidad: atender la conversación, entender el pedido, armarlo, verificar el pago y despacharlo, además de las tareas auxiliares descritas (transcripción de audio, lectura de la carta y generación de la voz de los avisos). No se envían para publicidad, ni para segmentación, ni para entrenar modelos propios de DomiFast.

10.3 Qué NO hace la inteligencia artificial

10.4 Derechos del titular frente al tratamiento automatizado

Cualquier titular —en particular el Cliente final— puede en cualquier momento:

Consecuencia de oponerse: el canal de pedidos por WhatsApp con atención automática no puede operar para ese titular. En ese caso puede hacer su pedido directamente al Negocio por teléfono o en el establecimiento. Oponerse a esta finalidad no afecta los demás derechos del titular ni el resto del servicio.

10.5 Fundamento y advertencia

DomiFast informa la existencia de estos proveedores, su identidad y su papel, y recaba la autorización del titular para el tratamiento y para la transferencia internacional de sus datos (sección 11). Esa es la base sobre la que la atención automática puede operar: autorización del titular, finalidad informada y encargados identificados.

DomiFast no afirma que el uso de estos proveedores “sea legal” como conclusión jurídica. Informa y señala. La calificación definitiva y las verificaciones pendientes son estas, y deben revisarse con un abogado colombiano:
  • Celebrar con cada proveedor de inteligencia artificial, y con los demás encargados, un contrato de transmisión o de encargo de datos que incluya su cláusula de tratamiento, las instrucciones de DomiFast y las obligaciones de seguridad y supresión.
  • Evaluar la transferencia internacional a proveedores ubicados fuera de Colombia, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la declaración de nivel adecuado de protección y la autorización expresa e inequívoca del titular.
  • Revisar si existen deberes adicionales de transparencia sobre decisiones automatizadas y sobre la intervención humana, y si la información que hoy se entrega al Cliente final en la conversación es suficiente y verificable.
  • Revisar la conservación y la seguridad de las imágenes de comprobantes de pago, que pueden contener datos bancarios y nombres de terceros.

11. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

DomiFast se apoya en proveedores tecnológicos que tratan datos personales por su cuenta (encargados) y en terceros que prestan un servicio propio (por ejemplo, la mensajería). Estos son los proveedores reales de la Plataforma:

ProveedorPapelQué trata
Meta Platforms (WhatsApp Business Platform / Cloud API)Proveedor del canal de mensajeríaTransporta los mensajes: recibe y entrega el contenido de la conversación de WhatsApp, los archivos y el número de teléfono del Cliente final. Cuando un Negocio conecta su línea de WhatsApp, el proceso de vinculación se hace en las páginas de Meta y carga en el navegador el SDK de Facebook de Meta
Google (Firebase: Authentication, Firestore, Storage, Cloud Messaging, App Check)Encargado de infraestructuraBase de datos, almacenamiento de archivos, autenticación, notificaciones push y comprobaciones anti-abuso
Google (Maps Platform: Maps JavaScript, Geocoding, Places)Encargado de mapasDirecciones y coordenadas para calcular el domicilio, ubicar el Negocio y dibujar el mapa
Google (modelos Gemini)Encargado de inteligencia artificialTexto, audios, imágenes, carta y datos del pedido, en los términos de la sección 10
DeepSeekEncargado de inteligencia artificialTexto y contexto de la conversación del asistente de pedidos, en los términos de la sección 10
VercelEncargado de alojamientoAloja el sitio y los servicios web; puede registrar datos técnicos de las peticiones
YouTube (Google)Tercero que presta el servicio de videoEn la página principal pública se muestra una miniatura de video servida por Google y, si el visitante decide reproducirlo, el video se carga en modo de privacidad mejorada. En ambos casos Google recibe la dirección IP y datos técnicos del navegador
Proveedor de mensajería SMS de Google Firebase AuthenticationEncargadoEntrega el código de verificación al número de celular del Negocio y del Domiciliario

Además, los datos se comunican a:

No se comercializan datos personales.

11.1 Transferencia internacional y autorización expresa

Varios de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia y pueden tratar los datos en servidores ubicados en otros países, algunos de los cuales no cuentan con una declaración de nivel adecuado de protección expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Es el caso, de manera destacada, de DeepSeek, cuyo proveedor está establecido en China.

Por eso, al usar el asistente de pedidos por WhatsApp, y como condición para que ese canal funcione, el titular autoriza de manera previa, expresa e inequívoca la transmisión y la transferencia internacional de sus datos personales a los proveedores identificados en esta sección, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, que permite la transferencia a países que no ofrecen niveles adecuados de protección cuando el titular ha otorgado su autorización expresa e inequívoca.

En todos los casos DomiFast:

Verificar con el abogado. La frase “declaración de nivel adecuado de protección” y el listado de países con nivel adecuado deben confirmarse en la información vigente de la Superintendencia de Industria y Comercio antes de publicar. También debe revisarse si corresponde una transmisión (a un encargado) o una transferencia (a un responsable) en cada caso, porque el régimen y el instrumento cambian; y debe documentarse por escrito la autorización del titular, porque su prueba es un deber del responsable.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

Precisión importante (verificar con el abogado). La Ley 1581 de 2012 condiciona el alcance de la revocatoria y de la supresión: procede, entre otros, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio ha determinado que el responsable o el encargado incurrieron en conductas contrarias a la ley. La redacción exacta de ese alcance y de sus excepciones debe confirmarla el abogado antes de publicar, para no prometer un derecho más amplio ni más restringido del que la norma reconoce.

13. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Área responsable: Área de Protección de Datos de DomiFast, a cargo del representante legal o de la persona que este designe.

Canales habilitados (la solicitud debe presentarse por uno de estos medios, para que quede prueba de su radicación):

Contenido mínimo de la solicitud: identificación del titular (nombre y número de teléfono o de documento), descripción de los hechos o del dato sobre el que se solicita, la petición concreta, la dirección o el correo para recibir la respuesta, y los documentos que el titular quiera hacer valer. Para el Cliente final, que no tiene cuenta, basta con escribir desde el mismo número de WhatsApp o indicar el número con el que hizo el pedido.

13.1 Consultas

El titular puede consultar la información personal suya que repose en las bases de datos de DomiFast. La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, DomiFast informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderá la consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2 Reclamos

El titular que considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes de la ley, puede presentar un reclamo. El trámite es el siguiente:

  1. El reclamo se formula con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, DomiFast lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que se subsane. Transcurridos dos (2) meses desde ese requerimiento sin que el solicitante aporte la información, se entiende que desistió del reclamo.
  2. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esa leyenda se mantiene hasta que el reclamo se decida.
  4. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, DomiFast informará los motivos de la demora y la fecha en que lo atenderá, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.3 Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular o su causahabiente solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o de reclamo ante DomiFast, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Verificar con el abogado. Los plazos anteriores corresponden al texto vigente de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 (consulta: 10 días hábiles, prorrogables 5; reclamo: 15 días hábiles, prorrogables 8; requerimiento de subsanación: 5 días; traslado por competencia y leyenda “reclamo en trámite”: 2 días hábiles cada uno). Debe confirmarse su vigencia y revisarse si alguna norma especial aplicable impone términos distintos.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

DomiFast adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la consulta, el uso indebido y el acceso fraudulento, en los términos del principio de seguridad y del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellas:

Ninguna medida es infalible. Si se presenta una violación de los códigos de seguridad que genere riesgo para los titulares, DomiFast la informará a la autoridad competente, conforme al deber del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Verificar con el abogado. Debe revisarse si existe un deber de notificación a los titulares afectados además del deber de informar a la autoridad, el contenido de esa comunicación y sus plazos, y la conveniencia de documentar un procedimiento interno de respuesta a incidentes.

15. TIEMPO DE CONSERVACIÓN

Los datos se conservan mientras subsista la relación con el titular y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales. Además, la Plataforma aplica estos plazos automáticos de borrado:

DatoPlazo de conservaciónQué ocurre al vencer
Imágenes de comprobantes de pago enviados por el Cliente final14 días desde su cargaSe eliminan, salvo que el pedido siga abierto
Comprobantes que no corresponden a ningún pedido30 días desde su cargaSe eliminan
Imágenes y notas de voz del chat interno30 días desde su cargaSe eliminan; los mensajes de texto del chat permanecen
Fotos de los ítems de un pedido90 días desde su cargaSe eliminan
Chats internos sin actividad90 días sin movimientoSe eliminan
Tarjetas de pago generadas para mostrar las cuentas de transferenciaSe eliminan cuando dejan de estar vigentesSe eliminan
Ubicación del Domiciliario en el enlace de seguimientoLa posición deja de mostrarse 24 horas después de cerrado el pedidoEl enlace deja de exponer la ubicación
Datos de la cuenta (Negocio, Domiciliario, Empresa operadora)Mientras la cuenta exista y el tiempo necesario para cumplir las finalidadesSe suprimen o se desvinculan a solicitud del titular
Registros contables, de recaudo, de comisiones y de regalíaEl tiempo que exija la ley contable, tributaria y de defensa de derechosSe conservan solo para esa finalidad

Los datos que deban conservarse por obligación legal no se vuelven a usar para prestar el servicio con la cuenta eliminada, sino únicamente para cumplir la finalidad legal o de conservación que corresponda.

Para el detalle de qué se borra y qué se conserva al eliminar una cuenta, ver la página de Eliminación de cuenta.

Verificar con el abogado. Los plazos automáticos anteriores son los que el sistema aplica hoy. Debe revisarse si alguna obligación legal (contable, tributaria, de protección al consumidor o de defensa en un proceso) exige conservar por más tiempo algún dato y dejarlo escrito con su fundamento normativo y su plazo exacto. También debe revisarse si procede fijar un plazo máximo general de conservación de los datos de las cuentas inactivas.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos (artículo 25 de la Ley 1581 de 2012). Para registrarse, el interesado debe aportar sus políticas de tratamiento, que obligan al responsable y al encargado.

DomiFast reconoce que la Plataforma opera bases de datos con información de Negocios, Domiciliarios, Empresas operadoras y Clientes finales.

Verificar y radicar con el abogado — no resuelto en este documento. Debe determinarse si DomiFast está obligada a inscribirse en el RNBD y, en caso afirmativo, radicar el registro. El Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 fijan el régimen del registro y remiten a la reglamentación de la Superintendencia de Industria y Comercio, que ha establecido umbrales y condiciones según el tipo de responsable (incluido el criterio de activos totales). DomiFast no afirma aquí que esté obligada ni que esté exenta: este punto debe verificarse con el abogado a la luz de la información real de la sociedad una vez constituida (o de la persona natural responsable mientras tanto) y de la normativa vigente de la SIC, y luego radicarse si corresponde.

17. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Los paneles web de la Plataforma usan almacenamiento local del navegador y cookies técnicas necesarias para mantener la sesión y para el funcionamiento del servicio, incluidas las comprobaciones anti-abuso del proceso de autenticación.

Las páginas públicas no incorporan publicidad de terceros ni rastreo con fines publicitarios. Los videos de la página principal se muestran como miniatura servida por el proveedor de video (que recibe la dirección IP del visitante al cargar la página) y solo se reproducen si el visitante hace clic, en modo de privacidad mejorada del proveedor.

Estado actual y verificar con el abogado. Hoy no existe un aviso de cookies ni un panel para configurarlas, y la versión anterior de esta Política prometía que “el usuario podrá configurar su uso”, lo que no era cierto. DomiFast debe decidir, con revisión jurídica, si le aplica algún deber de información sobre cookies y adoptar el aviso correspondiente, o bien mantener esta sección limitada a las cookies técnicas que realmente usa.

18. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA Y VIGENCIA

DomiFast podrá modificar esta Política cuando cambie el tratamiento, cambien los proveedores o cambie la normativa aplicable.

  1. La versión vigente se publica en esta misma dirección, con su fecha de actualización y su número de versión.
  2. Los cambios sustanciales —en particular los que afecten los datos tratados, las finalidades, los proveedores de inteligencia artificial o las transferencias internacionales— se avisan por los canales de la Plataforma (aviso dentro de la aplicación o del panel, mensaje al número registrado o correo electrónico) con una anticipación razonable antes de que entren en vigor.
  3. Cuando el cambio afecte la autorización, DomiFast solicitará una nueva autorización al titular antes de aplicar el nuevo tratamiento.
  4. DomiFast conserva las versiones anteriores de esta Política para poder acreditar ante el titular y ante la autoridad qué texto estaba vigente en cada momento.

Vigencia: esta Política rige a partir de su publicación y mientras subsista el tratamiento de datos por parte de DomiFast.

19. ACEPTACIÓN

El registro y el uso de la Plataforma por parte de Negocios, Domiciliarios y Empresas operadoras implican la aceptación de esta Política y de los Términos y Condiciones.

El Cliente final no se registra. Su autorización se recaba en la conversación de WhatsApp antes de tratar sus datos para armar y despachar el pedido. Ver el estado actual de esa autorización en la sección 7.

ANEXO — REVISIÓN LEGAL PENDIENTE

Este anexo existe para que el titular y su abogado sepan qué falta. No es una cláusula contractual y debe retirarse cuando los puntos estén resueltos.

  1. Sociedad sin registrar: decidir la denominación (con o sin “S.A.S.”) y, una vez exista registro mercantil, incorporar denominación, NIT, matrícula mercantil y domicilio completo.
  2. Responsable y encargado por zona: definir contractualmente la posición de la Empresa operadora frente a los datos de sus Negocios y Domiciliarios (responsable, encargado o responsable conjunto).
  3. Contratos de encargo o transmisión con Meta, Google (Firebase, Maps y Gemini), DeepSeek, Vercel y el proveedor de SMS, con cláusula de tratamiento de datos.
  4. Transferencia internacional: método de autorización, declaración de nivel adecuado aplicable y documento que acredite la autorización del titular.
  5. RNBD: determinar la obligación de registro y radicarla si corresponde.
  6. Autorización: implementar la casilla de aceptación con versión y fecha en el registro y el inicio de sesión web y en la aplicación, con constancia en la base de datos; y el aviso al Cliente final en la conversación de WhatsApp.
  7. Certificado de antecedentes de los Domiciliarios: procedencia, proporcionalidad, finalidad y plazo.
  8. Datos de menores: revisar el tratamiento incidental en la conversación de WhatsApp y el procedimiento de supresión.
  9. Plazos de conservación y su fundamento normativo exacto, y plazo máximo para cuentas inactivas.
  10. Cookies: decidir si aplica un deber de información y adoptarlo.
  11. Manual interno de políticas y procedimientos para la atención de consultas y reclamos (artículo 17, literal k, de la Ley 1581 de 2012).
  12. Vigencia de las normas citadas: confirmar que los artículos, plazos y referencias de esta Política siguen vigentes y revisar las circulares y guías aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. Datos de la Empresa operadora: decidir si el nombre legal y el NIT se quedan en el documento de lectura pública o se mueven a la parte restringida (ver el aviso de la sección 6.3).
  14. Datos del Negocio con lectura pública: decidir si el correo y el nombre del dueño se mueven a un documento de acceso restringido o si se acepta y documenta su publicidad (ver el aviso de la sección 6.1). Lo mismo aplica al NIT y al nombre legal de la Empresa operadora (sección 6.3).
  15. Control de acceso a los comprobantes de pago: revisar si basta la ruta no adivinable o si deben servirse con autenticación.
  16. Chat interno: confirmar si el chat entre usuarios registrados sigue vigente o se retira. Está implementado y en uso en el panel del negocio, pero debe decidirse si se conserva, porque sus mensajes son datos personales y esta Política los describe como existentes.
  17. Precios y cobros de Pedidos IA: confirmar los precios finales aplicables y quién asume el costo de los mensajes de WhatsApp que cobra Meta, porque de ello dependen las cláusulas de precio de los Términos.